档案管理使用指南

档案管理是协会年检、审计、日常查阅的核心模块。

一、档案分类与标签

后台 → 档案 → 分类标签：

• 分类：章程制度、会议纪要、红头文件、合同协议、活动资料等
• 标签：可多选（如「2026」「换届」「财务」）

分类和标签可以自由增删，按协会习惯建。

二、上传档案

后台 → 档案 → 档案台账 → 上传：

| 字段 | 说明 | |---|---| | 标题 | 档案名称 | | 分类 | 必选 | | 密级 | 公开 / 内部 / 保密 | | 年份 | 归档年度 | | 文件 | 支持 PDF / Word / 图片（可多选） |

上传后系统自动：

1. OCR 识别文件中的文字（图片和扫描版 PDF）
2. 提取关键信息（标题、日期、文号）
3. 建立全文索引（可搜索）

OCR 是异步跑的，大文件需要等 1-2 分钟。状态栏会显示「识别中 → 已识别」。

三、密级管理

| 密级 | 谁能看 | |---|---| | 公开 | 所有人（前台可查） | | 内部 | 后台登录用户 | | 保密 | 指定人员（在档案详情里授权） |

涉密档案不会出现在前台和搜索结果里。

四、档案检索

后台 → 档案 → 档案台账 → 搜索框：

• 搜标题
• 搜内容（OCR 识别出的文字）
• 按分类/密级/年份筛选

搜内容是最实用的：只记得「去年换届的通知」，直接搜「换届」就能找到。

五、AI 归档助手

后台 → 档案 → AI 归档：

1. 选一堆未分类的文件
2. 点「AI 识别」
3. AI 自动读内容 → 建议标题、分类、标签
4. 确认后一键归档

适合批量整理堆积的旧档案。AI 只给建议，最终由你确认。

六、档案借阅

后台 → 档案 → 档案借阅：

1. 会员/员工提交借阅申请
2. 管理员审批
3. 记录借出/归还时间
4. 超期自动提醒

七、档案销毁

涉密或到期的档案可以申请销毁：

1. 档案详情 → 申请销毁
2. 填写销毁理由
3. 审批通过后标记「待销毁」
4. 实际销毁后记录销毁时间和经办人

销毁记录永久保留，用于审计。

八、年检材料

后台 → 组织 → 年检材料：

系统会从档案里自动汇总：

• 章程
• 年度工作报告
• 财务报告
• 会议纪要
• 活动记录

一键生成年检材料包（PDF）。

九、常见问题

上传后 OCR 一直「识别中」

检查：

1. 定时任务是否在跑（archive:ocr --retry）
2. AI 服务配置是否正常（后台 → AI 设置）

搜不到档案内容

• 扫描件 OCR 可能识别不准（手写体）
• 检查文件是否真的 OCR 完成
• 搜索支持标题 + OCR 文本，不支持图片内容

前台看不到档案

• 密级是「内部」或「保密」的不会在前台显示
• 前台只显示「公开」档案

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